LISTAS, ORDENAMIENTOS Y FILTROS

Cuando se crea una tabla en una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.), de Microsoft Office Excel, los datos se pueden administrar y analizar independientemente de la información que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la tabla, agregar una fila para totales, aplicar un formato a la tabl, etc.

Filtrar en Tablas

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla

• Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de valores de texto

• En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar.

La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.

Sugerencia Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.

Crear criterios

1. Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana.

Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín.

Ordenar un rango de datos

Ordenar filas en orden ascendente (de la A a la Z o del 0 al 9) o en orden descendente (de la Z a la A o del 9 al 0)

1. Haga clic en una celda de la columna que desee ordenar.
2. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente .

Nota En un informe de tabla dinámica, Microsoft Excel utiliza el campo seleccionado para ordenar.

Ordenar filas por dos o tres criterios (columnas)

Para obtener resultados óptimos, el rango que vaya a ordenar deberá tener etiquetas o encabezados de columna.

1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar, comenzando por la más importante.
4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Ordenar filas por cuatro criterios (columnas)

1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En el primer cuadro Ordenar por, haga clic en la columna de menor importancia.
4. Haga clic en Aceptar.
5. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
6. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las otras tres columnas que desee ordenar, comenzando por la más importante.
7. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Ordenar filas por meses o días de la semana

1. Seleccione una celda o un rango que desee ordenar.
2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En el cuadro Ordenar por , haga clic en la columna que desee ordenar.
4. Haga clic en Opciones.
5. En Primer criterio de ordenación, haga clic en el orden personalizado que desee y haga clic en Aceptar.
6. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Utilizar datos propios para definir el orden

1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:

Datos
Alto
Medio
Bajo

2. Seleccione el rango.
3. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Listas personalizadas.
4. Haga clic en Importar y después en Aceptar.
5. Seleccione una celda del rango que desee ordenar.
6. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
7. En el cuadro Ordenar por , haga clic en la columna que desee ordenar.
8. Haga clic en Opciones.
9. En Primer criterio de ordenación, haga clic en la lista personalizada que ha creado. Por ejemplo, haga clic en Alto, Medio, Bajo.
10. Haga clic en Aceptar.
11. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota No se puede utilizar un orden personalizado en un cuadro Luego por. El orden personalizado se aplica únicamente a la columna especificada en el cuadro Ordenar por. Para ordenar varias columnas mediante un orden personalizado, ordene cada una por separado. Por ejemplo, para ordenar por las columnas A y B, en ese orden, primero ordene por la columna B y después especifique el orden personalizado en el cuadro de diálogo Opciones de ordenación. A continuación, ordene el rango por la columna A.

Ordenar columnas en lugar de filas

La mayoría de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena columnas.

1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. Haga clic en Opciones.
4. En Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.
5. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las filas que desee ordenar.

Nota Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Microsoft Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.

Ordenar una columna sin afectar a las demás

Advertencia Tenga cuidado con esta función. Ordenar por una columna puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de la misma fila.

1. Haga clic en el encabezado de columna para seleccionar la columna que desea ordenar.
2. Haga clic en Orden ascendente u Orden descendente .

Aparecerá el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar.

3. Seleccione Continuar con la selección actual.
4. Haga clic en Ordenar.

Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer .

Si quiere agrandar la imagen dar doble clic

Las tablas nos ayudan a organizar o filtrar información importante y son de gran utilidad en todas las áreas de trabajo del mundo ya que todo necesitan visualizar de alguna manera diferentes tipos de información"

Armando Antonio Perez Lopez

Tipos de datos

Como pueden ver en las imagenes de arriba tenemos diferentes tipos de datos que podemos usar en Microsoft Excel uno de ellos son los rotulos que son Los textos o titulos, otros son los valores que nosotros conocemos como numeros, las funciones de excel son basicas para mejorar la calidad de los valores y las formulas son la operaciones que podemos hacer en excel.

"Cada programa o aplicación tiene sus tipos de datos que obviamente son propios del software aunque en algunas ocasiones contienen de otros software, los propios de Excel son 2 y los compartidos también son dos, saber los tipos de datos es importante porque así sabemos que es lo que estamos introduciendo"

Armando Antonio Perez Lopez

Barras de Excel

Muchos de los elementos que se ven en la ventana de Excel 2003 son comunes a la mayoría de otros programas como Word, PowerPoint y las versiones anteriores de Excel. Sin embargo, hay algunos que solamente se encuentran en Excel 2003.

Libro
El libro es un archivo exclusivo creado por Excel 2003.

Barra de títulos

La barra de títulos muestra el nombre de la aplicación y el nombre de la hoja de cálculo.

Barra de menús
La barra de menús muestra todos los menús que se encuentran disponibles en Excel 2003. El contenido de cualquier menú puede verse al hacer clic en el nombre del menú con el botón izquierdo del ratón.

Barra de herramientas
Algunos comandos de los menús tienen imágenes o iconos asociados. Estas imágenes también pueden aparecer como atajos en la barra de herramientas.

Títulos de las columnas
Una hoja de cálculo de Excel tiene 256 columnas en total, cada una de las cuales está identificada por una letra o combinación de letras.

Títulos de las filas
Una hoja de cálculo de Excel tiene 65.536 filas en total, cada una de las cuales está identificada por un número.

Cuadro de nombres
Muestra la dirección de la selección actual o de la celda activa.

Barra de fórmulas
Muestra información ya ingresada, o a medida que se va ingresando, en la celda activa o actual. En la barra de fórmulas también puede editarse el contenido de una celda.

Celda
Una celda es la intersección de una columna y una fila. Cada celda tiene su propia dirección. En la figura anterior, la dirección de la celda seleccionada es B3. El borde grueso que rodea a la celda seleccionada se denomina indicador de la celda.

Botones de navegación y etiquetas de las hojas

Estos botones le permiten desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo dentro de un libro de Excel. Se utilizan para ver la primera, anterior, siguiente o última hoja de cálculo de un libro.

Las etiquetas de las hojas separan un libro en hojas de cálculo específicas. El libro viene con tres hojas de cálculo. Un libro debe tener por lo menos una hoja de cálculo.

"Para el uso adecuado de nuestra hoja de calculo de Microsoft Excel debemos saber como esta compuesta la zona gráfica de nuestro software que son el área de trabajo y las barras como se explico anteriormente cada barra tiene su modo de funcionar ya que cuenta con diferentes funciones a las de otras barras entender esto es de suma importancia para evitar futuros errores en el uso de Excel."

Armando Antonio Perez Lopez